Tarinat

Kohti parempia etäkokouksia! Esiintymisvalmentaja kertoo, miten saat videopalaverit sujumaan sulavammin

Kun videopalaverit ovat lisääntyneet, moni on huomannut joutuvansa esiintymään runsaasti kameran edessä. Miten esiintymistään voisi treenata niin, että kokoukset sujuisivat mukavammin? Esiintymisvalmentaja Marjo Hellman kertoo.

Liity Microsoft Teams -kokoukseen. Kuluneen vuoden aikana sanat ovat tulleet tutuiksi monella työpaikalla. Kun koronaepidemia alkoi maaliskuussa 2020, kasvokkaiset tapaamiset vaihtuivat rytinällä etäkokouksiin. Siirryttiin Teamsiin, Zoomiin, Hangoutsiin ja Skypeen.

Aluksi palveluissa harottiin lähinnä hiuksia. Puhuttiin toisten päälle eikä löydetty tietä oikeaan palaveriin. Mutta nopeasti alettiin oppia, eikä mikkikään jää enää vahingossa auki.

Lue myös: Pidätkö kameran pois päältä etäkokouksissa? Se voi kertoa syvemmästä itsetunnon ongelmasta, kertoo työpsykologi

Mutta ihan mutkattomasti kokoukset eivät vieläkään suju. Ideointi takkuilee, ja joku jää kerta toisensa jälkeen hiljaisen kuulijan rooliin. Tulee väärinymmärryksiä. Tuntuu siltä, ettei kukaan kuuntele eikä ketään varsinkaan kiinnosta. Jää olo, ettei saanut viestiään kunnolla perille.

Saman on huomannut esiintymisvalmentaja Marjo Hellman. Hänen mukaansa etäpalaverit ovat tekniikan puolesta sujahtaneet osaksi arkea, mutta yksi asia aiheuttaa yhä vaikeuksia: aito ja toimiva vuorovaikutus.

”Me suomalaiset olemme insinöörikansaa. Lähdemme usein liikkeelle asia edellä ja unohdamme helposti, että se, miten asia esitetään, vaikuttaa siihen, miten viesti menee perille.”

Emme siis oikein osaa esiintyä. Hellmanin mukaan monenlaiset etäkokoukset, kuten asiakastapaamiset, myyntikokoukset ja työpresentaatioiden läpikäymiset, sujuisivat paremmin, jos keskitymme esiintymiseemme vähän enemmän. Miten se kannattaa tehdä? Pyysimme Hellmania jakamaan vinkkinsä.

Vinkki 1: Ymmärrä, että esiintyminen on vuorovaikutusta

Jos haluaa kehittyä esiintyjänä, on hyvä ymmärtä, että esiintyminen ei ole pelkkää esillä olemista tai puheiden pitämistä. Esiintyminen on vuorovaikutusta. Kaupan kassan kanssa rupattelu, uudelle kollegalle esittäytyminen ja Teams-palavereissa tukka pystyssä työkaverille juttelu ovat kaikki arkipäivän esiintymistilanteita.

Onnistunut esiintyminen keskittyy toiseen ihmiseen ja pyrkii saamaan aikaan oivalluksen. Yksi etäkokousten kompastuskivistä on se, että ne menevät helposti PowerPoint-kalvojen koluamiseksi. Yksisuuntaisesta tiedottamisesta on vuorovaikutus kaukana.

”Ollaan rehellisiä, etäkokoukset voivat olla todella raskaita. Siksi niiden järjestämistä kannattaisi ylipäätään harkita. Jos kuitenkin haluaa järjestää etäkokouksen, siitä kannattaisi ottaa kaikki irti. Silloin laitetaan kamera päälle, keskustellaan ja ollaan aidossa yhteydessä muihin.”

Vinkki 2: Käännä katse pois omasta naamasta

Näyttääkö naamani ihan oudolta, miten tässä kameran edessä oikein pitäisi olla? Uskaltaako kameraa laittaa ensinkään päälle? Vaikka videopalaverit ovat arkipäiväistyneet, kameran edessä patsasteleminen ei välttämättä tunnu vieläkään luontevalta. Hellmanilla on kamerapelon kanssa tuskasteleville lohdun sanoja:

”Kun onnistuu luomaan aidon yhteyden toisiin, ei ehdi keskittyä oman itsensä miettimiseen. Hyvä ja autenttinen esiintyminen tulee siitä, että kääntää huomion toisiin.”

Jos on jatkuvasti oman päänsä sisällä ja miettii, miltä oma ilme näyttää ja onko kirjahylly hyvin, toinen ihminen ruudun takana unohtuu. Silloin vastapuoli ei saa tilaisuudesta juurikaan irti.

Koska etäkokouksissa ollaan usein fyysisesti yksin, muiden huomioon ottaminen voi vaatia ponnistelua. Katse hiipii kuin huomaamatta ruudun nurkassa näkyvään omaan kuvajaiseen.

”Se on inhimillistä, oma naama on maaginen! Kyllä omaa kuvaa saa huoletta välillä vilkaista, mutta jos haluaa viedä tilaisuuden uudelle tasolle, olisi hyvä katsoa suoraan kameraan”, Hellman sanoo. Oman kuvan voi peittää tarvittaessa hetkeksi vaikka lapulla.

Lue myös: Viihdytkö etätyössä paremmin kuin työpaikalla? Se voi kertoa jotain oleellista työyhteisöstäsi

Vinkki 3: Kunnioita toista ihmistä siistillä ulkomuodolla

Vaikka oman itsen ajattelun unohtaminen on tärkeää, Hellman muistuttaa, ettei ole ihan sama, missä röhnäkkeissä yleisönsä kohtaa. Myös etänä on hyvä pukeutua siististi. Se on yleisön kunnioittamista.

”Muista hymyillä! Ensivaikutelma on tärkeä etänäkin. Ensivaikutus tehdään ensimmäisten sekuntien aikana, ja hymy kertoo meistä paljon. Hymyilevä ihminen saa yleensä vastaukseksi toisen hymyn. Silloin on jo voittanut ensimmäisen koitoksen luoda yhteys yleisöön.”

Vinkki 4: Anna tilaa juttelulle, joka kasvattaa luottamusta

Suomalainen, asiakeskeinen viestintätyyli näkyy Hellmanin mukaan siinä, että meillä ei ole tapana jutustella etäkokousten aluksi niitä näitä. Siinä missä keskieurooppalainen saattaa jutustella palaverin aluksi parikymmentä minuuttia, meillä mennään suoraan asiaan.

”Se on toki joskus hyvä asia. Maailmassa on paljon ihmisiä, jotka puhuvat paljon, mutta eivät sano juuri mitään. Suomalainen on aito viestijä, joka ei yritä liikaa. Se on aseista riisuvaa.”

Suoraan asiaan -tyyli vaikeuttaa asettumista kuulijan asemaan. Jos ei tiedä yhtään, mitä keskustelukumppanilla on elämässä meneillään, saattaa esiintyminen mennä ihan vain siksi metsään. Kuulumisten vaihtaminen tuo paljon hyvää etäkokouksiin, ihan kuin kahviautomaatin äärellä turinointi lähityöhön.

”Jutustelu kasvattaa luottamusta. Mitä enemmän tunnemme toista ihmistä, sitä enemmän luotamme häneen. Esiintyminen on paljon helpompaa, kun toiset ovat puolellasi alusta saakka.”

Lue myös Anna.fi: Aivotutkija Minna Huotilainen kertoo 5 syytä, miksi etätyöt ovat meille hyväksi – ja antaa vinkin, miten etätyöpäivä kannattaa aloittaa

Vinkki 5: Anna ilmaisullesi tilaa ja nouse seisomaan

Ihmisiä ole tarkoitettu kohtaamaan toisiaan pelkän videon välityksellä. Jopa 70 prosenttia ilmaisukyvystämme katoaa etänä, sillä suurin osa ilmaisustamme tulee muusta kuin siitä, mitä sanomme. Kasvokkain näemme toisen kokonaan: miten hän kantaa itsensä, miten hän elehtii, käveleekö hän edestakaisin, millainen fiilis hänen läsnäolostaan tulee.

”Etänä valtaosa sanattomasta viestinnästä jää uupumaan ja joudumme tekemään tulkintoja vähällä määrällä tietoa. Se on aivoille raskasta. Siksi etäpalaverit voivat olla väsyttäviä.”

Tilanne on esillä olevallekin raskas. Etänä on vaikeampaa nähdä, saako reaktioksi hyväksyvän naurahduksen vai silmien pyörittelyä.

Hellman on huomannut, että pieni muutos kameran edessä helpottaa oloa, kun joutuu olemaan esillä: ota askel poispäin kamerasta ja seiso. Silloin saat enemmän ilmaisuvoimaa käyttöösi, voit käyttää käsiäsi ja ääni kulkee paremmin.

Vinkki 6: Löydä oma tapasi esiintyä 

Äh, taaskaan en saanut sanottua asiaani oikein… Miksi tämä menee aina mönkään? Mikä avuksi, jos etäesiintymiset tuntuvat yhä vain takkuavan? Muista, että moni on itsensä pahin kriitikko.

”Ulosanniltaan heikko tyyppi voi olla todella mielenkiintoinen ja karismaattinen esiintyjä. Ujo voi olla autenttisuudessaan loistava esiintyjä. Tärkeintä on löytää oma tapansa esiintyä.”

Miten oman juttu löydetään? Hyvä keino on nauhoittaa omia esiintymisiään. Esimerkiksi Teamsissa se onnistuu napin painalluksella. Katseleminen voi tuntua aluksi kiusalliselta, mutta tunnetta kohti kannattaa mennä. Esiintymisen tarkasteleminen auttaa hahmottamaan, mitä hyvää ja mitä kehitettävää on.

”Etäkokouksista ei tietyillä aloilla luultavasti päästä vähään aikaan eroon. Viimeistään nyt kannattaa opettele laittamaan kamera päälle, käyttämään kroppaa ja hymyilemään toisille ihmisille. Ottamaan kaikki irti omasta valovoimaisuudesta.”