Ihmiset

Älä sorru näihin 11 virheeseen, kun järjestät valmistujaiset tai muut kesäjuhlat – juhlasuunnittelija listaa sudenkuopat

Kevät ja kesä on juhlien aikaa! On valmistujaisia, syntymäpäiviä, rippijuhlia, häitä ja muita mahtavia syitä juhlaan. Juhlasuunnittelija kertoo, mitä kaikkea juhlien suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon, jotta pirskeet onnistuvat.

Isojen juhlien suunnittelu tuottaa monelle päänvaivaa. Mitä kaikkea pitää muistaa hoitaa? Hää- ja juhlasuunnittelija Sonja Wikström kertoo, mihin sudenkuoppiin lankeamalla aiheutat ylimääräistä stressiä ja pilaat pahimmassa tapauksessa koko juhlat. Nämä yksitoista virhettä haluat välttää!

Vinkit pätevät muun muassa valmistujaisten, syntymäpäivien, rippijuhlien ja häiden suunnitteluun.

Virhe 1: Suunnittelu jää viime tippaan

Aloita juhlien suunnitteleminen ajoissa. Kutsut olisi hyvä lähettää hyvissä ajoin kutsuttaville henkilöille, jotta ihmiset osaavat varata kyseisen päivän kalenteristaan.

Suunnittelu on hyvä aloittaa viimeistään kolme viikkoa ennen juhlia, jos tarkoituksena on tilata ruoat ja kakut jostain. Varaukset on hyvä tehdä hyvissä ajoin, varsinkin kiireiseen juhlasesonki aikaan.

Lue myös: Kutsu ylioppilasjuhliin tai valmistujaisiin: Katso asiantuntijan vinkit, mitä kutsuun kannattaa kirjoittaa ja vastata

Virhe 2: Juhlapöytä sijoitetaan ulkotiloihin

Juhlapöytä kannattaa kattaa aina sisätiloihin. Varsinkin jos ulkona on kuumaa tai lämmintä, ulos katettu juhlapöytä on riski. 

”Ajatus omenapuun alle katetusta buffetpöydästä voi olla ihana, mutta pitää muistaa, että ruoat eivät siellä koko päivää säily.”

Ulkona pidettävissä juhlissa kannattaa myös ottaa huomioon säävaihtelut, kuten tuuli ja mahdollisuus vesisateeseen. Juhlien järjestäjillä olisi hyvä olla mahdollinen varasuunnitelma, esimerkiksi teltta tai katos helpottavat, jos sää muuttuu yllättäen.

Virhe 3: Pyydät kaikki vieraat samaan aikaan paikalle

Isoja juhlia järjestäessä ei kannata kutsua kaikkia vieraita samaan aikaan, jos tila on pieni ja vieraita paljon. Vieraiden tulo kannattaa porrastaa niin, että kun toiset vieraista lähtevät, toiset saapuvat.

Tärkeimmät vieraat, joiden on tarkoitus jäädä paikalle vielä juhlien jälkeen, on hyvä kutsua viimeisenä saapuviksi.

Virhe 4: Valmistelut jätetään vain yhden henkilön vastuulle

Tärkeää on, että juhlien järjestely ei kaadu vain yhden henkilön niskaan. Juhliin kannattaa valita vastuuhenkilöt, jotka pitävät huolen omista vastuualueistaan. Yksi voi esimerkiksi huolehtia juhlien ruoista, toinen koristeluista, kolmas juomista, neljäs ohjelmasta. 

Juhlapäivänä tarvitaan myös useita ihmisiä huolehtimaan, että kaikki sujuu hyvin ja juomaa sekä ruokaa riittää kaikille.

Virhe 5: Unohdat valokuvauksen

Mikään ei ole kurjempaa kuin se, että ihanista juhlista ei tallennu yhtäkään kuvaa muistoksi. Jos et palkkaa valokuvaajaa, pyydä jotakuta tuttua ottamaan valokuvia juhlissa. Näin kuvat eivät ainakaan kaiken juhlahumun keskellä jää ottamatta.

”Jos vieraisiin tai perheeseen kuuluu ihminen, joka osaa valokuvata kameralla, voi hänet palkata tai pyytää valokuvaamaan juhlia.”

Puhelimellakin saa nykypäivänä hyviä kuvia, ja joillekin puhelinkuvat voivat hyvin riittää muistoksi juhlista. 

Virhe 6: Varaat liian vähän ruokaa ja juomaa

Tarjoiltavat ruoat ja juomat on hyvä miettiä vieraiden mukaan ja niitä on oltava tarpeeksi kaikille. Tarjottavaa on syytä olla mieluummin liikaa kuin liian vähän. Jos vieraita on tulossa pidemmän matkan päästä, tarjolla on hyvä olla myös ruokaisampaa tarjottavaa, ei pelkästään kakkua.

Varsinkin kuumalla ilmalla juomatarjoilupisteitä kannattaa olla useampia sekä sisällä että ulkona puutarhassa.

On hyvä myös varmistaa, että lautasia, laseja ja kahvikuppeja on kaikille tarpeeksi. Näitä voi mahdollisesti vuokrata catering-yrityksiltä, jolloin yritys tuo tarvittavan määrän kaikkea ja hakee astiat likaisina myös pois. Näin jää vähemmän siivottavaa juhlien järjestäjille.

Lue myös: Kuinka paljon ruokaa juhliin? Näin varmistat, ettei ruoka lopu kesken juhlissa

Virhe 7: Unohdat alkoholittoman juomavaihtoehdon

Juhlia järjestäessä on hyvä ottaa myös huomioon ihmiset, jotka eivät juo alkoholia. Esimerkiksi alkumaljoissa olisi tärkeää olla alkoholiton vaihtoehto valittavissa.

”Jos juhlissa on tarjolla enemmänkin alkoholia, olisi hyvä varata tarpeeksi myös alkoholitonta juotavaa.”

Virhe 8: Mietit koristeluja liian myöhään

Juhlista saa kivan näköiset pienellä vaivalla ja pienellä budjetilla, kun miettii etukäteen ja näkee hiukan vaivaa koristeluihin. Pöytäliinoilla, pöytien kattauksella ja kukkakimpuilla saa jo paljon aikaan.

Virhe 9: Jätät liikaa järjesteltävää juhlapäivälle

Kaikki, mitä vain pystyy tekemään juhlia edeltävänä päivänä, on hyvä hoitaa silloin. Kalusteet kannattaa viedä puutarhaan paikoilleen tai asetella ne sisällä oikeille paikoille.

Myös kattaus kannattaa valmistella mahdollisimman pitkälle edellisenä iltana ja vain nostaa ruoat pöytään juhlapäivänä.

Virhe 10: Tilaat kukat liian myöhään

Kukat kannattaa tilata ajoissa valmiiksi, jotta ne ovat noudettavissa juhlapäivän aamuna tai edellisenä iltana. Näin ne ovat tuoreita vielä juhlapäivänä. Kukka-asetelmia voi laittaa esimerkiksi koristamaan ruokapöytiä.

Kukkia voi myös käydä keräämässä itse. Se on hyvä hoitaa mielellään samana päivänä kuin juhlat järjestetään tai jo edellisenä iltana. Muuten kukat eivät kestä ja alkavat nopeasti näyttää nuutuneilta.

Lue myös: Kukka-asetelmat kevään juhliin: Katso 3 toinen toistaan kauniimpaa vaihtoehtoa ja ota ohjeet talteen

Virhe 11: Et huomioi juhliin tulevia lapsia

Jos juhliin on tulossa lapsia, kannattaa heidät huomioida hyvin. Lapset eivät yleensä viihdy aikuisten juhlissa, joten heille olisi hyvä olla leikkejä ja pelejä valmiiksi mietittynä.